Toda contratação pública, seja ela realizada via licitação ou não, deve ser precedida de orçamento detalhado que demonstre os custos estimados para a Administração. No caso dos serviços continuados com emprego de mão de obra, ou nas terceirizações, tal estimativa é mais precisamente construída por meio da elaboração da planilha de custos e formação de preços. Nela são detalhadas ao máximo as rubricas relacionadas aos custos de mão de obra, insumos, materiais e equipamentos associados à prestação do serviço.
Por se tratar de uma contratação pública naturalmente esse orçamento deverá obedecer ao arcabouço normativo e jurisprudencial do direito administrativo. Não obstante, sendo a planilha uma tentativa de antever os custos suportados pela futura empresa contratada, obrigatoriamente deverá observar regras comerciais, trabalhistas, previdenciárias e tributárias. Ou seja, a correta elaboração da planilha de custos é uma atividade complexa, exige extrema capacidade analítica, entendimento e compatibilização de todos os normativos a serem observados.
Nesse sentido, a IN 5/2017, Anexo VII-D, atualizada pela IN 7/2018 e as suas precursoras do Ministério do Planejamento, a fim de mitigar os riscos de que os órgãos e entidades da administração pública cometam equívocos ao elaborar as respectivas planilhas de maneira individual e segundo seus próprios entendimentos, apresenta um modelo padrão.
A correta compreensão e elaboração da planilha também é importante para as empresas que pretendem participar de contratações públicas, pois as suas propostas deverão estar corretas e contemplando toso os custos atinentes à mão de obra alocada no serviço, sob pena de desclassificação das propostas e perda de competitividade no certame.
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