O Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI) lançou, nesta quarta-feira (5/2), o módulo Gestão Documental do SEI. Transmitido ao vivo pelo YouTube, o evento apresentou a nova solução de processo eletrônico que tem a função de gerenciar o ciclo de vida dos documentos públicos no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), com praticidade e conformidade com as normas arquivísticas. Confira a gravação do evento no Youtube do MGI.

A nova ferramenta é uma inovação que facilita o gerenciamento de atividades arquivísticas como contagem automática de prazos de guarda e avaliação dos processos para definir quais documentos devem ser mantidos ou eliminados, conforme a destinação final estabelecida. Esse gerenciamento está alinhado às resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e aos normativos do Arquivo Nacional. O módulo ficará disponível a partir da versão 4.0 do SEI, que será liberada em 17 de fevereiro.

Durante a transmissão do lançamento, mais de 1.400 pessoas conheceram as funcionalidades do módulo. Para o secretário de Gestão e Inovação do MGI, Roberto Pojo, a novidade representa um avanço significativo para a administração pública, porque vai facilitar a rotina dos servidores ao automatizar processos de gestão documental conforme as normas vigentes. “Importante enfatizar que esse é um módulo totalmente desenvolvido segundo as regras arquivísticas correntes e já fizemos esse desenho projetando a integração com o Sigad, que será o grande sistema de gestão de arquivos digitais, em parceria com o Arquivo Nacional e a Dataprev”, destacou.

Pedro Moreira, diretor substituto de Informações, Serviços e Sistemas de Gestão da Seges/MGI, explicou que o módulo atende às demandas dos usuários do SEI, permitindo o gerenciamento completo do ciclo de vida dos documentos. “Importante lembrar que esta é apenas uma primeira versão do módulo e que atende tanto as demandas da Administração Pública Federal quanto dos estados e municípios atendidos pelo PEN, por meio do Programa Nacional de Processo Eletrônico, o ProPEN”, ressaltou.

Já Marco Braga, coordenador-geral de Soluções Negociais em Processo Eletrônico substituto, destacou as principais funcionalidades do módulo. “Uma vez instalado, o módulo vai permitir que o SEI possa arquivar processos, acompanhar e controlar a contagem dos prazos de guarda e acompanhar a destinação desses processos. E, quando falamos de destinação de documentos, falamos em dois caminhos: eliminação e recolhimento para guarda permanente quando esses documentos possuem um caráter histórico e social”, explicou.

O evento também contou com a participação do diretor de Programa da Seges/MGI, Herbert Barros, e do coordenador de Apoio à Implantação, Fábio Sousa, que demonstrou o passo a passo de funcionamento do módulo no SEI usando vídeos e explicações técnicas, além de informar como ter acesso à novidade (veja abaixo).

Como ter acesso ao módulo
A novidade estará disponível para órgãos e entidades que utilizam o SEI a partir da versão 4.0, que será liberada em 17 de fevereiro para os seguintes públicos:

Administração Pública Federal:

Órgãos e entidades om adesão ao PEN terão acesso ao módulo no GitHub no repositório. Quem ainda não aderiu ao PEN, deve seguir a trilha de adesão: https://www.gov.br/gestao/pt-br/assuntos/processo-eletronico-nacional/adesaoPEN-APF

Estados, DF e municípios:

Entes federativos com adesão ao ProPEN também terão acesso ao módulo no dia 17 de fevereiro. Estados que ainda não aderiram ao Programa precisam formalizar a adesão para obter acesso.

Perguntas frequentes
Dúvidas registradas durante a apresentação serão respondidas e disponibilizadas na Wiki do PEN e nos materiais de apoio no Portal do PEN em breve.

Benefícios do módulo Gestão Documental do SEI

• Automatização inteligente: esqueça cálculos manuais de prazos de guarda. O módulo faz isso por você, garantindo precisão e economia de tempo.
• Identifique facilmente quais documentos podem ser eliminados e quais devem ser preservados, com base nas regras de destinação final.
• Conformidade garantida: opere 100% em conformidade com a legislação arquivística, evitando riscos e garantindo a integridade dos processos.